bedrijfsprocessen automatiseren.

Handmatig werk is de duurste medewerker in je team

Elke week besteedt iemand in je team uren aan werk dat een machine beter kan. Gegevens overzetten van het ene systeem naar het andere. Facturen handmatig verwerken. Leads uit een spreadsheet kopiëren naar je CRM. Dat zijn geen taken, dat is overhead.

Het probleem is niet dat je team traag is. Het probleem is dat ze hun tijd besteden aan werk dat geen enkele creativiteit of besluitvorming vereist. Elke keer dat iemand een PDF opent, drie velden overneemt en op “opslaan” klikt, betaal je seniorloon voor juniorwerk.

Bij de meeste B2B teams zitten er 5 tot 8 processen die je vandaag volledig kunt automatiseren. Niet met een vaag 6-maanden traject, maar met concrete workflows die binnen twee weken draaien.

Per afdeling: waar zit het handmatige werk?

Automatisering is niet iets van “de IT-afdeling”. Het zit in elk team. Dit zijn de meest voorkomende plekken:

Sales Leads uit een formulier of LinkedIn handmatig invoeren in je CRM. Follow-up herinneringen bijhouden in een spreadsheet. Offertes knippen en plakken uit een vorig document. Een gemiddeld salesteam verliest 5 tot 8 uur per week aan dit soort klusjes, uren die ze niet besteden aan bellen of sluiten.

Marketing Campagneresultaten uit Google Ads, LinkedIn en GA4 samenvoegen in een wekelijks rapport. Leads toewijzen op basis van bron, score of regio. Nieuwe contacten synchroniseren tussen je formuliertool en je CRM. Allemaal handmatig, allemaal wegautomatiseerbaar.

Finance en administratie Binnenkomende facturen verwerken, controleren en boeken. Betalingsherinneringen sturen aan debiteuren. Maandafsluiting rapportage samenstellen uit drie verschillende systemen. Dit zijn de processen waar automatisering de snelste terugverdientijd heeft.

HR en operations Nieuwe medewerkers onboarden: accounts aanmaken, contracten versturen, welkomstmails plannen. Verlofaanvragen verwerken. Projectstatussen samenvoegen uit meerdere tools. Operationele teams besteden hier gemiddeld 10 tot 15 uur per maand aan.

Wat we bouwen

• Onboarding automatisering - contract getekend, accounts aangemaakt, welkomstmail verstuurd, eerste-dag checklist klaar. Zonder dat iemand eraan denkt
• Factuurverwerking - PDF binnenkomst, data extractie met AI, automatisch boeken in Exact, Moneybird of Xero. 12 uur per week bespaard bij een team van 3
• Lead processing - nieuwe lead binnen via formulier of LinkedIn? Direct verrijkt, gescoord en in je CRM. Geen handmatig invoeren meer
• Rapportage en dashboards - data uit 4-5 bronnen samengevoegd tot een weekrapport in Slack of e-mail. Elke maandag om 08:00, zonder dat iemand iets doet
• Support triage - binnenkomende tickets automatisch classificeren, prioriteren en toewijzen aan de juiste persoon. Responstijd van uren naar minuten

Zelf bouwen of uitbesteden?

Je kunt proberen dit zelf te doen met Zapier of Make. Voor eenvoudige twee-staps koppelingen werkt dat prima. Maar zodra je meer dan drie systemen combineert, conditionele logica nodig hebt, of foutafhandeling wilt bouwen, loop je tegen de limieten aan. Dan ben je meer tijd kwijt aan het onderhouden van de tool dan aan het bouwen van waardevolle automations.

Het grootste risico van zelf bouwen is niet de eerste versie, maar de tweede. Systemen veranderen, API’s worden aangepast, je werkproces evolueert. Een workflow die je zelf in twee uur hebt gebouwd kost je vier uur om aan te passen als de bron-API wijzigt.

Wij bouwen op n8n, draaien het op eigen infrastructuur, en leveren documentatie zodat je precies weet hoe alles werkt. Je betaalt eenmalig, en je bent eigenaar van wat we bouwen.

Waar begin je?

Niet alles automatiseren tegelijk. De meeste trajecten starten met het proces dat de meeste tijd kost of de meeste fouten oplevert. Drie vragen om dat te bepalen:

1. Welk handmatig proces doet je team elke week opnieuw, zonder dat het anders wordt?
2. Waar worden fouten gemaakt omdat mensen data overschrijven of vergeten?
3. Welk rapport of overzicht dat je nodig hebt komt er nooit op tijd?

Dat is je startpunt. Van daaruit bouwen we in twee weken de eerste workflow. Als die draait, kiezen we de volgende.

Hoe het werkt

1. Intake - we lopen samen door je huidige werkwijze. Welke stappen zijn handmatig, waar lekt de meeste tijd, welke systemen gebruik je. Dat duurt een uur
2. Sprint - in twee weken bouwen we de automatisering. We gebruiken n8n als basis, koppelen je bestaande tools, en voegen AI toe waar het waarde levert. Je test mee op dag 8
3. Overdracht - je krijgt documentatie, een walkthrough video, en toegang tot alles. Optioneel onderhoud voor EUR 300 per maand als je wilt dat wij het bijhouden

Wat het kost

Een eerste automatisering start vanaf EUR 3.000. De meeste trajecten landen tussen EUR 4.000 en EUR 7.000, afhankelijk van het aantal systemen en de complexiteit. Geen maandelijkse retainers verplicht, geen verrassingen achteraf.

Wil je weten wat een automatisering jou oplevert? Gebruik onze automatisering calculator om je besparingspotentieel te berekenen. Of lees hoe je 5 processen vandaag nog kunt automatiseren en hoe automatisering werkt voor het MKB. Wil je dieper in specifieke n8n workflows? Bekijk onze n8n workflow automatisering pagina.