automatisering voor accountancy.

Het probleem in accountancy

Elk kwartaal hetzelfde ritueel. Documenten opvragen bij klanten. Achter ontbrekende bonnetjes aanjagen. Bankfeeds handmatig matchen. BTW-aangiftes voorbereiden. Jaarafsluitingen die weken duren omdat de data niet op orde is.

Je team is druk, maar niet productief. De meeste tijd gaat naar administratieve taken die niets te maken hebben met advisering. Bij een kantoor met 5 medewerkers praat je al snel over 15 tot 20 uur per week die opgaat aan werk dat een systeem kan overnemen.

Welke taken lenen zich voor automatisering

Niet alles is automatiseerbaar, maar een aanzienlijk deel wel. Dit zijn de processen die bij de meeste kantoren het meeste tijd kosten en tegelijk het meest geschikt zijn voor automatisering.

Facturatie is bij veel kantoren nog handmatig. Urenregistratie staat in een spreadsheet of apart systeem, de boekhouder telt op, maakt een factuur aan in Exact of Moneybird, en stuurt die handmatig door. Met een koppeling tussen je urenpakket en je boekhoudpakket loopt dat volledig automatisch. Factuur aangemaakt op basis van geboekte uren, verstuurd op de vaste datum, herinnering getriggerd als er na 14 dagen niet betaald is.

BTW-aangifte voorbereiding is een ander voorbeeld. Elk kwartaal controleer je of de boekingen kloppen, trek je rapporten, en verwerk je die tot een concept-aangifte. Dat laatste deel is herhaalbaar en regelsgebaseerd, precies wat een workflow aankan.

Bankreconciliatie kost bij grotere klantdossiers uren per maand. Banktransacties matchen aan boekingen, afwijkingen uitzoeken, categoriseren. Software als Exact Online en Twinfield heeft hier al functies voor, maar die werken pas goed als je de regels goed instelt. Wij helpen die categorisatieregels te bouwen en te onderhouden.

Urenregistratie koppeling is een veelvoorkomend pijnpunt bij adviesbureaus en zelfstandige accountants. Uren worden bijgehouden in een tool als Toggl, Harvest of een eigen systeem, maar moeten daarna handmatig overgetypt worden in het boekhoudpakket. Die brug bouwen wij automatisch.

Klantdossier management ten slotte. Documenten binnenkrijgen per mail, sorteren, hernoemen, opslaan op de juiste plek in de juiste klantenmap. Dat kost uren per week en gaat regelmatig mis. Een intake portal in combinatie met automatische documentherkenning haalt dat knelpunt weg.

Wat we bouwen

• Klant document intake - klanten uploaden documenten via een portal, het systeem herkent en sorteert automatisch. Geen e-mails meer met losse bijlagen.
• Bankfeed verwerking - transacties worden automatisch gecategoriseerd op basis van patronen. Je accountant controleert alleen de uitzonderingen.
• BTW voorbereiding - elk kwartaal genereert het systeem een concept-aangifte op basis van de geboekte data. Controle kost 15 minuten in plaats van 2 uur.
• Facturatie workflow - urenregistratie direct doorgestuurd naar Exact Online, Twinfield, Moneybird of Xero. Factuur aangemaakt, verstuurd en gevolgd zonder handmatig werk.
• Jaarafsluiting checklist - geautomatiseerde controles op ontbrekende documenten, afwijkende saldi en openstaande posten. Weken voor de deadline.
• Klantcommunicatie - automatische herinneringen voor ontbrekende stukken, deadlines en afspraken.

Hoe het werkt

1. Intake - We lopen een dag mee op je kantoor (of remote). Welke software draait er (Exact Online, Twinfield, Moneybird, Xero), hoeveel klantdossiers, waar zitten de bottlenecks. Geen PowerPoint, gewoon eerlijke analyse.
2. Sprint - We bouwen de workflows in n8n, gekoppeld aan je bestaande pakketten. Eerst een pilot met 5-10 klantdossiers. Als dat draait, rollen we uit.
3. Overdracht - Je team leert werken met het nieuwe systeem. We blijven beschikbaar voor aanpassingen de eerste maand.

Wat levert het op voor een kantoor van 5 mensen

Een kantoor met 5 medewerkers en 80 actieve klantdossiers bespaart met een volledige automatisering gemiddeld 12 tot 15 uur per week. Dat is de equivalentie van een halve medewerker, of de ruimte om 15 tot 20 extra klantdossiers te bedienen zonder dat iemand harder hoeft te werken.

De investering zit tussen EUR 8.000 en EUR 12.000 voor een compleet traject. Bij een gemiddeld uurtarief van EUR 60 intern betaalt dat zich terug in minder dan 4 maanden.

Concreet voorbeeld: document intake automatiseren scheelt gemiddeld 20 minuten per klantdossier per kwartaal. Met 80 dossiers is dat ruim 26 uur per kwartaal, of meer dan 100 uur per jaar. Dat is 100 uur advisering die je nu niet kunt doen.

Wat het kost

Accountancy automatisering start vanaf EUR 3.000 voor een enkele workflow (bijvoorbeeld document intake of BTW prep). Een volledig kantoor-breed traject met meerdere workflows zit tussen EUR 8.000 en EUR 15.000, afhankelijk van het aantal klantdossiers en de complexiteit van je software stack.

Bekijk ook onze pagina over debiteurenbeheer automatiseren of administratie automatiseren als je breder wilt kijken. Wil je concreet zien hoe Exact Online koppelingen eruitzien? Lees dan Exact Online automatisering.